איך מתחילים עם SOC 2 Compliance?

הצעד הראשון להתחלת תהליך הציות לתקן SOC 2 הוא להבין לעומק מהן דרישות התקן. המלצתנו היא להתחיל בקריאת מסמך התקן המלא כדי להבין את כל הדרישות לניהול אבטחת המידע SOC 2 והפרטיות שעל הארגון ליישם. כמו כן חשוב להבין היטב מהם 5 עמודות היסוד של SOC 2: זמינות, אבטחה, שלמות, פרטיות ואמינות המידע.

בנוסף, כדאי לקרוא מדריכים ומאמרים המסבירים את היסודות של SOC 2 ציות על מנת לסטט בבסיס איתן. חיפוש באינטרנט והיוועצות במומחה בתחום יסייעו להבין טוב יותר מה מצופה מהארגון. 

לאחר מכן, אנו ממליצים להתחיל תהליך פנים-ארגוני של מיפוי פערים ביחס לדרישות וגיבוש תוכנית עבודה לסגירתם. כדאי לבצע זאת בצורה מסודרת על ידי שימוש בטבלאות מעקב וחלוקת משימות ברורה לבעלי תפקידים. שיתוף כל בעלי העניין הרלוונטיים בארגון הוא קריטי כדי להבטיח שהכול מבינים את המשימות והאחריות שלהם בתהליך.‏

צ’ק ליסט לSOC 2

ההכנה לביקורת SOC 2 עשויה לדרוש חודשים של תכנון יסודי, הכנה מדוקדקת וטיפול שיטתי בפריטים שברשימת בדיקה נרחבת.  

בחירת סוג הדו”ח, הגדרת מטרות והיקף, ביצוע הערכת סיכונים, יישום ניתוח פערים וביצוע מעקב בקרות – נראים רק חלק מהמחויבויות, אך הם דורשים תכנון מדוקדק ותשומת לב לפרטים.

בואו נבין מה כרוך בכל שלב ברשימת הבדיקה של SOC 2.  

1. סוג דו”ח SOC 2

התחלת פרויקט SOC 2 דורשת הבנה מקיפה מצד הצוות, ההנהלה וההנהגה בנוגע לסוג דו”ח SOC 2 שהם רוצים להשיג. יש שני סוגים שונים של דוחות SOC 2, והבחירה תלויה בדרישות הלקוחות ובלוחות הזמנים שהוסכם עליהם ליישום.  

1. דו”ח סוג 1 מקיף ביקורת תאימות המתמקדת אך ורק ב”עיצוב” בקרות. איסוף ראיות כרוך במדיניות, נהלים ודוגמאות מוגבלות כדי לספק למבקרים ביטחון סביר שבקרות הארגון מעוצבות ביעילות. לדוגמה, בחרו ב-SOC 2 סוג 1 כשאתם מתחילים את מסע התאימות שלכם או ניצבים בפני מגבלות זמן, ונדרשת הדגמה של כוונת תאימות ללקוחות או לקוחות פוטנציאליים.

2. דו”ח סוג 2 משמש אישור שהבקרות שהוקמו פועלות לאורך מסגרת זמן מיועדת, ומספק הערכה מקיפה של האפקטיביות המתמשכת שלהן. דו”ח זה נחשב לחיוני עבור דרישות עתידיות צפויות וביטחון רציף. בחרו ב- SOC 2 סוג 2 אם הארגון שלכם כבר תואם מסגרות אחרות וסיים את SOC 2 סוג 1 יחד עם תקופת תצפית מומלצת של שלושה עד שישה חודשים, או אם יש בקשה ספציפית מלקוחות שלכם לרמת ביטחון זו.  

מידת הפירוט הנדרשת עבור בקרות אבטחת המידע שלך על ידי הלקוחות שלך היא גם גורם מכריע. אם רלוונטי לעסק שלך, מסגרות אבטחה נוספות התואמות את התעשייה שלך ואת הדרישות הרגולטוריות יכולות להשתלב בתכנית התאימות SOC 2 שלך, כגון ISO 27001, HIPAA, HITRUST.

2. מטרות והיקף

בחזית רשימת הבדיקה לתאימות SOC ניצב פריט הפעולה העליון והחיוני של מתן הגדרה למטרת דו”ח ה-SOC 2.

הבנה מקיפה של המטרות שלך מבטיחה שתהליך ה-SOC 2 מתיישר עם המניעים המדויקים שמניעים את מאמצי התאימות שלך. בהירות זו משמשת כגורם מכוון בקבלת החלטות במהלך משימות תאימות כמו מתן הגדרה להיקף, הרכבת צוות רב-תפקודי, הערכת בקרות, עריכת הערכות עצמיות וביקורות, וביצוע פעולות נחוצות לתיקון פערים מזוהים.

לאחר מכן, הגדרה ברורה של היקף הביקורת שלך היא קריטית. זה מראה למבקר שאתה מבין את דרישות אבטחת המידע שלך בהתאם לרשימת הבדיקה לתאימות SOC 2. זה לא רק מספק ראיות אלא גם מזרז את התהליך על ידי הסרת קריטריונים שלא חלים על המצב שלך.

כדי להגדיר את היקף הביקורת שלך, עליך לבחור את קריטריוני שירותי האמון (TSC) שתואמים את סוג המידע שהעסק שלך עוסק בו – בין אם הוא מאוחסן או מועבר. בפיקוח מכון הרואי חשבון הציבוריים המוסמכים בארה”ב (AICPA), דוחות SOC 2 נועדו למלא את דרישות העסקים המבקשים מידע וביטחון מקיפים בנוגע לבקרות של ספקי IT שלהם, באופן ספציפי בהתאמה לחמשת הTSC הבאים:

1. Security
2. Confidentiality
3. Availability
4. Processing integrity
5. Privacy

כאן אבטחה, זמינות ושלמות עיבוד, מבין 5 TSC אלה, נוגעות למערכות המשמשות לעיבוד נתוני משתמש, בעוד שסודיות ופרטיות קשורות למידע המעובד על ידי מערכות אלה.

יש לציין, שאבטחה משמשת כקריטריון יסודי הנגזר ישירות ממסגרת ה-COSO 1, החל על תעשיות שונות. קטגוריות קריטריונים נוספות, רלוונטיות לתעשייה ולשירותים הארגוניים שלך, יכולות להיבחר עבור מעורבות SOC 2.

ביקורת SOC 2 בוחנת את התשתית, הנתונים, אנשים, מדיניות ניהול סיכונים ותוכנה שלך, כדי לציין כמה פריטים. אז בשלב זה עליך גם לקבוע מי ומה בקטגוריות יהיו כפופים לביקורת. לדוגמה, אתה יכול להוציא כמה מנכסי הייצור שלך מהיקף הביקורת.

בואו נחקור כמה דוגמאות כדי להבין טוב יותר את קביעת ההיקף.

• שקלו את קריטריון הזמינות אם הפסקות שירות הן דאגה משמעותית עבור הלקוחות שלכם.
• בחרו בקריטריון סודיות כאשר ללקוחות שלכם יש דרישות סודיות ספציפיות כמו הסכמי אי-גילוי (NDA).
• כללו פרטיות כאשר לקוחות שלכם שומרים מידע מזהה אישית (PII) כמו נתוני בריאות, מספר רישיון נהיגה או מספרי ביטוח לאומי.  
• שלבו שלמות עיבוד בביצוע פעולות לקוחות קריטיות, כגון עיבוד פיננסי, שירותי שכר ועיבוד מס, בין היתר.

זאת ועוד, על סמך הניסיון שלנו, רוב העסקים, במיוחד אלה המשתמשים בפתרונות מבוססי SaaS, בדרך כלל מוצאים שאבטחה, זמינות וסודיות (או שילוב שלהן) מספיקות כ-TSC רלוונטיים למסע התאימות ה-SOC 2 שלהם.

3. הערכה עצמית של סיכונים פנימיים

יש ליישם בקרות בהתאם ל-TSC שנבחר כדי להציג את התאמת הארגון לתקני SOC 2. זה כרוך ביצירת מדיניות המתארת ציפיות ונהלים שמתרגמים מדיניות זו לפרקטיקות בנות ביצוע. 

אחר כך, ניהול והערכה אפקטיביים של סיכונים לעסק ולמידע ממלאים תפקיד מרכזי במאמצי התאימות ל-SOC חיוני לזהות ולהעריך סיכונים הקשורים לכל הרכיבים בתחום, הכוללים טכנולוגיה, תפעול, מיקום גיאוגרפי וספקים חיצוניים, כדי לציין כמה. תיעוד היקף הסיכונים האלה על בסיס איומים ופגיעויות מזוהים הוא חיוני. לאחר מכן, שיוך סבירות והשפעה לכל סיכון מזוהה ויישום אמצעי נגד (בקרות) בהתאם לרשימה המקיפה של SOC 2 היא שלב מפתח בתהליך.  

האחריות ליישום בקרות SOC 2 האלה ולהצגת ראיות למבקר מוטלת על ההנהלה הבכירה של הארגון ומנהלי המחלקות. ראיות יכולות להיות תהליכי אבטחת מידע ונהלים, צילומי מסך, דוחות יומן ומזכרים חתומים, כדי לציין כמה. אי יכולתך להראות הוכחה ממשית של דרישות תאימות SOC 2 עלולה להירשם כחריגה על ידי המבקר. לכן, טיפוח תקשורת בתוך הארגון, במיוחד עם בעלי עניין מרכזיים, הוא קריטי.

אי זיהוי של כל חוסר, השמטה או החמצה בהערכת הסיכונים במהלך שלב זה יכול להגדיל משמעותית פגיעויות.  

לדוגמה, אי זיהוי סיכונים פוטנציאליים הקשורים למדיניות סיסמאות חלשה במערכת השכר או הזנחת הערכת הסיכונים הקשורים לגישת ספקים צד שלישי למידע רפואי רגיש יכולים ליצור פערים משמעותיים באסטרטגיית הפחתת הסיכונים הכוללת.

שקלו את השאלות הבאות כדי להנחות אתכם בתהליך הזה:

1. האם זיהית איומים פוטנציאליים לעסק שלך?

2. האם אתה יכול לזהות מערכות קריטיות על בסיס הסיכונים שזוהו?  

3. האם ניתחת את חשיבות הסיכונים הקשורים לכל איום?

4. מה האסטרטגיות שיש לך במקום למזער את הסיכונים האלה?

5. האם יש תוכניות גיבוי מתוכננות להגיב ביעילות לאיומים מזוהים?

4. ניתוח פערים ותיקונם

בשלב זה, אתה מבצע הערכה של המדיניות, הנהלים והבקרות שמיושמים ומבוצעים בעסק שלך, תוך השוואת מצב הcompliance שלהם לרשימת התיוג של SOC ולפרקטיקות המיטביות בתעשייה. ניתוח זה יאפשר לך לזהות עד כמה אתה עומד בדרישות SOC 2, וכל ממצא מההערכה העצמית שלך יוביל לפערי בקרה שיש לשפר ולסגור לפני הביקורת האמיתית של SOC 2.

תקן את הפערים עם בקרות משופרות או חדשות, בהתאם לצורך. אלו יכולים לכלול שינוי תהליכי עבודה, הכנסת מודולים להכשרת עובדים, ויצירת תיעוד בקרה חדש, בין היתר. דרגות הסיכון (שבוצעו קודם לכן) יעזרו לך לקבוע עדיפויות בתיקון.

חשוב להכיר בכך שהבקרות שאתה מטמיע צריכות להיות מותאמות לשלב הספציפי של הארגון שלך. הבקרות הנחוצות לחברות גדולות, כמו גוגל, שונות באופן משמעותי מאלו הנדרשות עבור סטארטאפים. בהקשר זה, קריטריוני SOC 2 רחבים באופן ניכר ומאפשרים פרשנות המבוססת על הצרכים והנסיבות הייחודיים של כל ישות.  

לדוגמה, הארגון שלך עשוי לבחור ביישום אימות מרובה גורמים (MFA) כאמצעי למניעת גישה לא מורשית למערכת. בינתיים, ישות אחרת עשויה להחליט לפרוס חומות אש, וחלק עשוי ליישם את שני אמצעים אלה על בסיס ההעדפות והדרישות הספציפיות שלהם.

הנה כמה שאלות שעשויות לעלות בנקודה זו:

• האם יש מבנה ארגוני ברור במקום?

• האם צוות עובדים מוסמך הוגדר כדי ליצור וליישם מדיניות ונהלים?

• איך מנהלים שינויים בארגון שלך?  

• מהם הנהלים שיש לך לבדיקת רקע של עובדים, קבלנים וספקים צד ג’?

• האם מבוצעים עדכונים סדירים לתוכנה, חומרה ותשתיות שלך?

5. הערכת מוכנות

לאחר השלמת תהליך תיקון הפערים, יש צורך בהערכת מוכנות סופית, הכוללת הערכה מחדש, בדיקה ואימות של בקרות אבטחה כדי להבטיח את הפונקציונליות המיועדת שלהן. שלב זה מציע הזדמנות לטפל בכל בעיות היעילות שנותרו ולבצע צעדי תיקון סופיים, ומשמש כצעד ההכנה האחרון לפני עריכת ביקורת ציות רשמית על ידי פירמה של רואי חשבון מוסמכים (CPA). מומלץ ביותר להתקשר עם מבקר עצמאי לביצוע הערכת מוכנות כדי לקבוע ציות עם דרישות רשימת התיוג המינימליות של SOC, ולהתכונן לביקורת מקיפה.

כאן דוגמה לאופן החשיבה בשלב זה ולשאלות שעליך לשאול את עצמך:

• האם המדיניות והנהלים הקיימים שלנו תואמים לדרישות SOC 2, אבל האם זיהינו וטיפלנו בכל המדיניות החסרה או מיושנת?  

• יש לנו הבנה מקיפה של הדרך בה מידע רגיש זורם בארגון שלנו. אבל האם זיהינו ויישמנו אמצעי הגנה הולמים לטיפול בנתונים?

• העובדים שלנו מיודעים היטב ומאומנים בנוגע לפרקטיקות אבטחה, אבל האם יש תחומים שבהם נדרשת הכשרה נוספת כדי לשפר ציות?  

• התיעוד שלנו )הקשור למדיניות אבטחה, הערכות סיכונים וכד'( מקיף ומעודכן. האם העובדים שלנו יכולים לגשת ולהתייחס בקלות לתיעוד הנחוץ?

• הלקוחות והעובדים שלנו מבינים את התפקידים הייחודיים שלהם בשימוש מאובטח במערכות או בשירותים שלנו. עד כמה אנחנו מתקשרים ומחזקים תפקידים אלה ביעילות?

6. מעקב רציף

השגת תאימות ל-SOC 2 לעולם לא צריכה להיחשב כאירוע חד-פעמי. למעשה, זה מסמן את תחילתו של תהליך מתמשך, מאחר שאבטחה היא מאמץ מתמיד. הקמת מנגנון מעקב רציף איתן הופכת להיות קריטית, במיוחד עם ביקורות SOC 2 המתרחשות מדי שנה.  

רכיבי המפתח של תהליך המעקב הרציף ב-SOC 2 כוללים, אך אינם מוגבלים רק לדברים הבאים:

• יישום עבור זיהוי מיידי של סטיות מקווי בסיס אבטחה שנקבעו.
• מעקב באמצעות כלים ומערכות ממוכנות כדי להעריך בזמן אמת בקרות אבטחה ופעילויות.  
• פיתוח תוכנית מענה אירועי אבטחה איתנה כדי לטפל בבעיות אבטחה מזוהות ולמזער אותן במהירות.
• מעקב אחר פעילויות משתמשים, במיוחד אלה הקשורות לנתונים רגישים ולמערכות קריטיות.
• הבטחה שהתראות ניתנות לפעולה ומספקות את המידע הנחוץ למענה מהיר.  
• הבטחה שתהליך המעקב הרציף ניתן להרחבה כדי להתאים לצמיחה של הארגון ולדרישות האבטחה המשתנות שלו.
• זה צריך לתת לך תמונה כוללת וכן סקירה גרנולרית ברמת ישות של מצב האבטחה של המידע שלך בכל נקודת זמן.

לסמן כבר וי: לקחת שותף לcompliance

הצ’ק ליסט הזו לSOC 2 compliance אמורה לסייע להתחיל את המסע לSOC 2 באופן יסודי ואיתן. תקן SOC 2 הוא פרוטוקול חזק וגמיש שיקנה לחברה שלכם יתרון תחרותי. עם זאת, בדיוק בגלל ש-SOC 2 כל כך גמיש ומקיף, המסלול הספציפי להשגת המטרות יהיה שונה בין חברה לחברה. מסיבה זו, אין מדריך שלב-אחר-שלב כיצד ניתן לעמוד במטרות ה-SOC 2 הספציפיות שלכם.

זו הסיבה שעסקים רבים בוחרים בפתרון ייעוץ מקיף ל-SOC 2 שמשולב עם טכנולוגיית ציות מובילה. על ידי שילוב של טכנולוגיית SOC 2 עם מומחיות אנושית, ניתן לנצל את הטוב משני העולמות, מה שבסופו של דבר יבטיח שתוכלו לעמוד במטרות העסקיות שלכם בצורה המיטבית.